Die LBBW ist mit rund 11.000 Mitarbeitenden Deutschlands größte Landesbank und ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Wie viele Unternehmen stand sie vor der Herausforderung, wie Teams standortübergreifend und im virtuellen Raum an gemeinsamen Aufgabenstellungen arbeiten können: „Wir hatten verschiedene Anwendungen, um kollaborativ zusammen zu arbeiten, wollten uns aber auf ein zentrales Tool konzentrieren. Dabei lag unser Fokus vor allem auf der gemeinsamen Entwicklung von Konzepten, der Gestaltung rein virtueller und hybrider Meetings und Workshops. Zudem war es uns wichtig, zentrale Funktionen wie die eines Kanban Boards zu integrieren“ fasst Rüdiger Kinzel, einer von über 30 Agile Coaches der Bank, zusammen. Neben den fachlichen Anforderungen war es dabei besonders wichtig, dass das Tool die hohen Sicherheitsstandards der Bank erfüllt und barrierefrei zugänglich ist.

Conceptboard als bankweite Lösung

Nach einer gründlichen Prüfung verschiedener Lösungen fiel die Wahl auf Conceptboard. „Conceptboard erfüllt alle Anforderungen, die uns wichtig sind“, so Kinzel. „Die DSGVO- und ISO-Zertifizierung, die Barrierefreiheit des Tools, aber auch die räumliche Nähe zum Anbieter hier in Stuttgart waren für uns zusätzlich ausschlaggebende Faktoren.“

 „Conceptboard ist intuitiv und deckt ein breites Spektrum an Use Cases ab. dadurch hat sich das Tool in der Bank schnell verbreitet und wird rege genutzt. So haben wir bereits nach sechs Monaten die Zahl der aktiven Nutzerinnen und Nutzer erreicht, die wir eigentlich erst ein Jahr nach Einführung geplant hatten,“ erklärt Christoph Warncke, der in der LBBW als Service Owner für Conceptboard verantwortlich ist.

Die Vorteile von Conceptboard überzeugen:

• Sicherheit: Die hohen Sicherheitsstandards von Conceptboard, inklusive DSGVO- und ISO-Zertifizierung, waren für die LBBW ein entscheidendes Kriterium.
• Effiziente Umsetzung: Projekte und Prozesse lassen sich dank der intuitiven Bedienung und der vielfältigen Funktionen im Handumdrehen erstellen und bearbeiten.
• Teamarbeit: Die gemeinsame Arbeit an Whiteboards, Dokumenten und Abstimmungen fördert die Kommunikation und den Austausch im Team.
• Vielfältige Funktionen: Von Kanban-Boards bis hin zu Abstimmungen und Dokumentenmanagement bietet Conceptboard alles, was für eine effiziente Zusammenarbeit benötigt wird.
• Design: Über 100 ansprechende Templates sowie regelmäßig neue Funktionen, wie das Tabellen-Feature, sorgen für eine übersichtliche und strukturierte Darstellung von Informationen.

Im Handumdrehen gelernt: So einfach geht’s!

„Conceptboard ist eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag und hat sich zu einem unverzichtbaren Tool entwickelt“ fasst Kinzel seine Erfahrungen zusammen. Um die Mitarbeitenden mit Conceptboard vertraut zu machen, setzt die LBBW auf verschiedene Schulungsformate. „Wir haben in unserem social Intranet eine Community für Fragen rund um Conceptboard eingerichtet“, berichtet Kinzel. „Zusätzlich bieten wir verschiedene Schulungsformate an, sowohl interne als auch On-the-Job-Schulungen.“

Erfolgsgeschichte: Conceptboard als ein Baustein um Mitarbeitende zu begeistern

Mit Conceptboard hat die Bank ein Tool gefunden, das die Teams effizient bei der Arbeit im hybriden Umfeld unterstützt. So können mit der Anwendung Projekte und Prozesse effizienter gestaltet und die Zusammenarbeit in den Teams erheblich verbessert werden. „Conceptboard hat sich sehr schnell zu einem zentralen Baustein im Umfeld der kollaborativen Tools der Bank entwickelt“ fasst Warncke die Entwicklung im Unternehmen zusammen.

Jetzt Conceptboard selbst ausprobieren und Teams auf das nächste Level heben!

Weitere Erfolgsgeschichten

Die Vaillant Group, ein führender Hersteller von Heiz-, Lüftungs- und Klimatechnologie mit einer 150-jährigen Geschichte technologischer Innovation, hat das Konzept des Wissensmanagements mit Conceptboard, dem DSGVO-konformen Kollaborationstool, neu gedacht. Statt einseitiger, manueller Dokumentation setzt die Vaillant Group auf Kreativität, Freude und Teamarbeit, um Wissen aufzubauen, zu speichern und gleichzeitig zu entwickeln und es mit anderen Teams zu teilen – alles innerhalb eines einzigen Tools.

Effizientes Wissensmanagement hat Priorität

Das kollektive Aufbauen, Sichern und kontinuierliche Weiterentwickeln von Wissen ist essenziell. Dieser Prozess ermöglicht das Entstehen neuer Ideen und Verbesserungen von Produkten. Um aktiv den Austausch und die Verbreitung von Informationen unter allen Mitarbeitern zu fördern, suchte die Vaillant Group nach einer Software, die ein organisiertes und einheitliches Wissensmanagement ermöglicht.

Conceptboard wird das bevorzugte Tool für Wissensmanagement bei der Vaillant Group

Wissen ist kein statisches Konstrukt, sondern ein dynamischer Prozess, der an Bedeutung gewinnt, wenn es angewendet und gelebt wird. Anders als herkömmliche Kollaborationstools, die lediglich das Speichern von Dateien und Texten ermöglichen, benötigte die Vaillant Group eine Software, die visuelle Zusammenarbeit und interaktiven Austausch fördert, um das Wissensmanagement lebendig zu gestalten.

Die Auswahl des richtigen Wissensmanagement-Tools bedeutete, dass es vielseitig, intuitiv nutzbar und leicht für externe Partner zugänglich sein musste. Die Möglichkeit, Dateien problemlos hoch- und herunterzuladen, war dabei entscheidend. Ideen oder Dokumentationen sollten nicht verloren gehen und jederzeit in einer Historie nachvollziehbar sein.

Wissensmanagement erfordert maximale Sicherheit

Engagiert für den europäischen Datenschutz legt die Vaillant Group großen Wert darauf, Software vor dem Einsatz gründlich zu prüfen. Der Verzicht auf amerikanische Dienstleister und die Suche nach DSGVO-konformen Alternativen auf dem europäischen Markt führte die Vaillant Group zu Conceptboard – einem digitalen und sicheren Online-Whiteboard-Kollaborationstool mit Sitz in Stuttgart. Darüber hinaus schätzt die Vaillant Group den Kundenservice von Conceptboard, denn für das Tool-Management steht ein fester Ansprechpartner zur Verfügung, ergänzt durch zusätzliche Unterstützung durch Schulungen und Inspirationen.

Schnelle Akzeptanz und intensive Nutzung von Conceptboard

Die intuitive und benutzerfreundliche Natur von Conceptboard zeigte sich bei der Vaillant Group bereits nach wenigen Tagen der Einführung. Die rasante Entwicklung und hohe Nachfrage nach Conceptboard waren schnell ersichtlich, da das Interesse täglich durch Mundpropaganda wuchs. Das Administratorenteam erhöhte schnell die anfängliche Anzahl von 50 Lizenzen, und die bereitgestellten Lizenzen verzehnfachten sich nahezu innerhalb eines Jahres – ein unbestreitbarer Erfolg.

Anwendung von Conceptboard in verschiedenen Abteilungen

Conceptboard wird in verschiedenen Abteilungen der Vaillant Group eingesetzt und zeigt seine Vielseitigkeit. Viele Abteilungen erkannten schnell seinen Wert für den Informationsaustausch und das Wissensmanagement. Andere hatten spezielle Projekte im Sinn, die von einem Online-Whiteboard profitieren konnten. Conceptboard findet die meiste Anwendung in den Bereichen Verwaltung, Personalwesen, Marketing und IT und erfreut sich auch in der Führungsetage großer Beliebtheit.

Das Unternehmen schreibt die hohe Akzeptanz des Kollaborationstools seiner interaktiven Natur und den intuitiven Funktionen zu. Jeder kann an Projekten teilnehmen – ob vor Ort oder online –, was eine Verbindung zum Tool fördert.

Die Teams der Vaillant Group nutzen Conceptboard beispielsweise zur gemeinsamen Entwicklung ihrer Strategie, um eine klare Richtung zu etablieren und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Das Kollaborationstool fördert den Austausch, der den Kollaborationsprozess verbessert und es den Teams ermöglicht, etwas Einheitliches zu schaffen, anstatt individuell zu arbeiten. Dieser Ansatz bereichert nicht nur das Erlebnis, sondern macht die Prozesse auch angenehmer und unmittelbar greifbar.

Volle Unterstützung: Selbstbildung der Belegschaft

Der Fokus der Vaillant Group auf Wissensaustausch zeigt sich in der schnellen Entwicklung des Tools. Alle Mitarbeiter greifen regelmäßig auf bestehende Boards ihrer Kollegen zu, um Inspiration für ihre eigenen Projekte und Anwendungsfälle zu finden. So erwirbt jeder schnell und mühelos neues Wissen über die verschiedenen Funktionen von Conceptboard.

Wir freuen uns und sind stolz auf die erfolgreiche Zusammenarbeit mit der Vaillant Group!

Sachsen-Anhalt ist eines der Vorbilder unter den deutschen Bundesländern, wie mit der richtigen Digitalisierungsstrategie alle Ziele für die Verwaltung der Zukunft erreicht werden können. Absolut sicher, DSGVO-konform, intuitives und hybrides Zusammenarbeiten aller Ebenen und das alles bei maximaler Datensouveränität? Wie das dem Ministerium für Infrastruktur und Digitales (MID) und Conceptboard gemeinsam gelungen ist, erfährst du in dieser Case Study.

Der Kunde: Ministerium für Infrastruktur und Digitales des Landes Sachsen-Anhalt

Als eine der obersten Landesbehörden in Sachsen-Anhalt ist das MID für die Landesentwicklung und den Ausbau einer leistungsfähigen (digitalen) Infrastruktur zuständig. Dazu zählen vor allem ortsunabhängige Bürger-Services, die das Bundesland für Anwohner attraktiv machen. Seit September 2021 befindet sich das Ministerium in der achten Amtsperiode und arbeitet mit seinen rund 290 Mitarbeitern in fünf Abteilungen an der Weiterentwicklung des Landes. Dabei setzt es auf eine moderne und vernetzte Herangehensweise, um Sachsen-Anhalt digital voranzubringen.

Name: Ministerium für Infrastruktur und Digitales (MID) des Landes Sachsen-Anhalt
URL: mid.sachsen-anhalt.de
Kurzbeschreibung: Oberste Landesbehörde in Sachsen-Anhalt, Landesentwicklung und Ausbau einer leistungsfähigen (digitalen) Infrastruktur
Tätigkeitsfelder: Landesverwaltung, Behörde, Infrastruktur, Landesentwicklung, Digitalisierung, Bauen, Demografie
Standorte: Magdeburg und Halle (Saale), Deutschland
Adressaten: Bürger, Unternehmen, Kommunen und öffentliche Einrichtungen in Sachsen-Anhalt

Ausgangslage und Herausforderung: interdisziplinäre, hybride Zusammenarbeit

Im Zuge der Corona-Pandemie und des Onlinezugangsgesetzes (OZG) stand das MID wie viele Behörden vor der großen Herausforderung, flexible Arbeitsmodelle und virtuelle Angebote zu integrieren. 

New Work, digitale Transformation, digitale Daseinsvorsorge – alles muss ortsunabhängig und einfach zugänglich sein, um die Zufriedenheit von Mitarbeitern und Anwohnern zu erhöhen. Dazu müssen sichere und zuverlässige EDV- und IT-Infrastrukturen geschaffen werden, die eine ebenenübergreifende Zusammenarbeit und Dokumentation von Projekten ermöglichen. 

Die Basis für die Entwicklung einer bürgernahen digitalen Landesstrategie musste gefunden werden. Conceptboard war Chief Digital Officer (CDO) Tobias Krüger bereits aus dem Bildungsmonitoring bekannt und bot sich als Spezialist für die digitalen Bedürfnisse der deutschen Verwaltung an. In der öffentlichen Ausschreibung konnte Conceptboard als ideale Komplettlösung überzeugen.  

„Zuerst mussten wir die physischen Weichen für unsere Digitalisierung stellen. Wir benötigten überall eine Infrastruktur mit Hochgeschwindigkeits-Internet. Die hybride Kollaboration hat uns bereits in dieser frühen Phase Unterstützung und Koordination geboten.“ – Tobias Krüger, CDO des MID des Landes Sachsen-Anhalt

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Lösung: technische Partnerschaft mit Conceptboard

Unter den IT-Unternehmen und Softwareanbietern, die sich auf die Ausschreibung des Ministeriums beworben hatten, konnte sich Conceptboard mit einem Rundumpaket durchsetzen.

Das auf die Bedürfnisse des Landes abgestimmte Bundle aus Public und Private Cloud in Kombination mit dem Online-Whiteboard und der CDO Toolbox als interaktive Kollaborationsplattform, überzeugte das Ministerium.

Das MID kannte die Vorteile von Conceptboard bereits aus der seit 2022 bestehenden Zusammenarbeit mit Conceptboard bei kleineren und mittleren Projekten.

Umsetzung: ideale Cloud-Lösungen als Vorreiter für Kommunen

Das Ministerium für Infrastruktur und Digitales hat die maßgeschneiderte Lösung von Conceptboard bereits im Einsatz. Das reine On-Premises-Modell hat in der Verwaltung 4.0 ausgedient. Gefragt sind intuitive All-in-one-Pakete, die das komplette Projektmanagement erleichtern. Conceptboard arbeitet hier mit dem deutschen, BSI- und C5-zertifizierten Hosting-Partner IONOS zusammen, um höchste Sicherheitsstufen und die größtmögliche Privatsphäre im Rahmen von Datensouveränität und Datenschutz auf Servern zu garantieren. Das erleichtert den Einkauf von IT und Lizenzen im Verwaltungsalltag erheblich. 

Denn die Kommunen in Sachsen-Anhalt erwarten vom MID Musterlösungen und Leitfäden, an denen sie sich orientieren können. Hierfür ist die Partnerschaft mit Conceptboard hervorragend geeignet, da die kollaborativen Tools auch auf kommunaler Ebene ankommen und für die Planung und Umsetzung von Online-Diensten im Rahmen des OZG genutzt werden können.

„Wir sehen Daseinsvorsorge nicht nur analog mit Wasser, Straßen und Strom, sondern eben auch digital. Dienste müssen für Bürger, besonders im ländlichen Raum, online sicher zugreifbar sein.“ – Tobias Krüger, CDO des MID des Landes Sachsen-Anhalt

Das DSGVO-konforme und ISO 27001-zertifizierte Online-Whiteboard sowie die CDO Toolbox vernetzen Arbeitsgruppen und Landesinstitutionen miteinander. Das Projekt „Gemeinsam digital für Sachsen-Anhalt” zeigt exemplarisch, wie Kommunen und Ministerien themen- und ressortübergreifend hybrid und interaktiv zusammenarbeiten. Funktionen und Templates wie Mindmaps, Cluster, Sticky Notes und Swimming-Lanes sowie Meilensteine sind als Vorlagen beliebt. Mit letzteren lassen sich Projekterfolge in der Retrospektive darstellen und messen. 

Beispiel einer Mustervorlage aus dem Projekt „Gemeinsam digital für Sachsen-Anhalt” des MID, das mit dem digitalen Whiteboard von Conceptboard ebenenübergreifend entstanden ist.

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Ergebnis: digitale Transformation einfach und intuitiv

Durch die technische Partnerschaft mit Conceptboard ist es dem Ministerium für Infrastruktur und Digitales in Sachsen-Anhalt gelungen, die Herausforderungen des digitalen Wandels zu meistern. Völlig sichere Cloud-Lösungen und smarte Tools bringen Kollaboration und Vernetzung in den Verwaltungsalltag – und das auf allen Ebenen. So gelingen Projektmanagement und die schrittweise Etablierung und Umsetzung einer Digitalstrategie für das Bundesland und seine Online-Services. Sachsen-Anhalt konnte sich von Platz 16 auf Platz 8 im Landes-Ranking Digitalisierung verbessern. 

„Das deutsche Hosting-Angebot über IONOS ist sicher, datenschutzrechtlich geprüft und die Methoden aus dem OZG-Kontext wurden als Muster-Templates aufgenommen. Zudem gibt es keine Medienbrüche oder Nachteile gegenüber internationalen Tools und die Bedienung ist einfach und intuitiv.” – Tobias Krüger, CDO des MID des Landes Sachsen-Anhalt

Fazit: Digitalisierung maßgeschneidert und bürgernah

Sachsen-Anhalt ist auf dem Weg zu einer starken, ortsunabhängigen Infrastruktur, die die Zufriedenheit von Behördenmitarbeitern und Bürgern steigert. Durch den regelmäßigen Austausch mit Conceptboard können neue, maßgeschneiderte Funktionen und Templates bereitgestellt werden, die Alltagsprozesse und die ebenenübergreifende Zusammenarbeit erleichtern. Das kann die Hemmschwellen gegenüber Veränderungen mindern und starre Hierarchien in Projekten abbauen. MID und Conceptboard arbeiten dazu in Workshops zusammen.

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Fotos und Logo: © MID des Landes Sachsen-Anhalt

Conceptboard in der Unternehmensberatung: Gemeinsame Visionen schaffen

Die Pandemie und die damit verbundenen Einschränkungen im persönlichen Austausch mit den Kunden haben gezeigt: Eine rein analoge Kommunikation reicht oft nicht aus, um alle im Projekt gleichwertig zu informieren und eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre zu schaffen. Also suchte das Team von Ucon42 nach einem passenden Weg, der nicht nur dieses Problem lösen kann, sondern auch eine verlässliche Grundlage für die zukünftige Zusammenarbeit bietet. 

Die Auswahl der richtigen Lösung

Sicherheit steht an erster Stelle: Wichtig bei der Wahl des Online-Whiteboards war Geschäftsführer Dr. Peter Urban ein Rundum-Sorglos-Paket zum Thema Datenschutz, da viele der Kunden und auch Ucon42 selbst großen Wert auf die eigene Datenhoheit legen. Auch im Bereich Business oder Personal Coaching hat das Thema Datenschutz und damit das Vertrauen, personenbezogene Daten in sicheren Händen zu wissen, einen hohen Stellenwert. Angesichts dessen fiel die Wahl schnell auf Conceptboard, das zu 100% DSGVO-konform und nach ISO 27001 Standard zertifiziert ist. Die intuitive Benutzeroberfläche und die vielseitigen Funktionen von Conceptboard waren ein weiterer Pluspunkt für Dr. Peter Urban und sein Team.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit von Beginn an und in Echtzeit

Eine der größten Herausforderungen ist es, gemeinsam mit dem Kunden von Anfang an eine klare Kommunikationsbasis zu schaffen. Idealerweise gibt es hierfür einen gemeinsamen Ort, an dem sich alle Beteiligten regelmäßig treffen und austauschen können. Für das Team um Dr. Peter Urban ist Conceptboard dieser Ort, denn das Tool bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Ideen visualisiert und gemeinsam bearbeitet werden können. Dies ermöglicht es beiden Seiten, Missverständnisse zu vermeiden und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

„Dank Conceptboard können meine Kunden und ich von Anfang an auf derselben Seite sein. Die visuelle Darstellung von Konzepten und Strategien macht es viel einfacher, gemeinsam Lösungen zu entwickeln, die funktionieren.“ Dr. Peter Urban, Ucon42 GmbH

Vertrauensbildung durch Visualisierung: Klarheit für langfristigen Erfolg

Ein weiterer entscheidender Aspekt von Conceptboard ist die Visualisierung von Gedanken und Ideen. „Durch die Visualisierung können Missverständnisse vermieden und das Vertrauen zwischen Kunden und Beratern gestärkt werden“, erklärt Dr. Peter Urban. “Das Gesagte bleibt überprüfbar, sei es durch Visualisierung oder schriftliche Aufzeichnungen. Obwohl Interpretationen variieren können, bleiben zumindest die vereinbarten Worte gleich.“

Conceptboard schafft damit eine gemeinsame Basis für die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass die Ziele und Erwartungen aller Beteiligten klar definiert sind. Um auch umfassendere Diskussionen auf Conceptboard abzubilden, nutzt Dr. Peter Urban die in Conceptboard integrierte Voting-Funktion und kann damit die Bedürfnisse des Kunden noch präziser gestalten.

Gemeinsame Basis schaffen durch Transparenz

In Workshops sorgt Conceptboard für kreativen Gedankenaustausch und eine intensive Zusammenarbeit. „Wir können den Fokus auf bestimmte Inhalte lenken, die Interaktion fördern und gleichzeitig die Produktivität steigern“, erklärt Dr. Peter Urban. Die vielfältigen Funktionen von Conceptboard schaffen eine gemeinsame Basis sowohl im Gruppen- als auch im Einzelgespräch, um Visionen zu teilen und zu entwickeln.

Hervorragender Kundenservice: Persönliche Betreuung für maximales Vertrauen

Die Ucon42 GmbH schätzt nicht nur die Funktionalität von Conceptboard, sondern auch den Kundenservice aus Deutschland. Als ein Board versehentlich gelöscht wurde, erhielt das Team nicht nur sofortige Hilfe, sondern auch eine persönliche Ansprache. Diese persönliche Betreuung schafft Vertrauen und sorgt für eine positive Erfahrung bei der Nutzung von Conceptboard.

„Der persönliche Service hat mich total überrascht und ist für mich ein echter Pluspunkt.“ – Dr. Peter Urban, Ucon42 GmbH 

Gemeinsam Visionen verwirklichen mit Conceptboard

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Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.

Weitere Erfolgsgeschichten

Siemens Healthineers sucht kontinuierlich nach neuen Wegen, um Herausforderungen im Personalbereich in Chancen für eine bessere Unternehmenskultur zu verwandeln – nicht nur für Kunden, sondern auch für die eigenen Mitarbeitenden. Bei der Implementierung ihres Performance- und Strategiesystems für Mitarbeitende hat Siemens Healthineers das Online-Whiteboard Conceptboard als Lösung für eine bessere Zusammenarbeit der Mitarbeitenden eingeführt.

Erfolgreicher Übergang zur eigenen Instanz

2018 begann Siemens Healthineers als Teil des Siemens-Konzerns Conceptboard zu nutzen. 2022 schließlich wechselte das Siemens Healthineers zu einer eigenen Conceptboard-Instanz unabhängig vom Konzern. Die Kontrolle über die eigene Instanz eröffnete spannende neue Möglichkeiten. So gelang es, dass Änderungen und Aktualisierungen schneller übernommen werden und die Lösung spezifisch auf die Mitarbeitenden von Siemens Healthineers ausgerichtet werden konnte.

Während der Implementierungsphase der eigenen Conceptboard-Instanz arbeitete das Projektteam bei Siemens Healthineers eng mit dem engagierten Kundenservice sowie dem Account Management von Conceptboard. Gemeinsam konnte ein benutzerfreundlicher Übergang mit reibungslosen Ergebnissen erzielt werden. Und das Beste: In der Übergangszeit konnten die Nutzer und Nutzerinnen die Plattform weiterhin für ihre Zusammenarbeit nutzen.

Conceptboard verbessert die Implementierung der globalen Unternehmenskultur

Die Vorteile von Conceptboard wurden für Siemens Healthineers mit der Entwicklung einer eigenen Instanz noch deutlicher. Die Lösung ist zu einem wichtigen Werkzeug für die Einführung und Umsetzung des Mitarbeiter-Performance-Systems von Siemens Healthineers geworden. Die unternehmensweiten Prozesse dieses Systems erreichen alle Mitarbeitenden mit passenden Methoden, Initiativen und Schulungen, um gemeinsam die globalen Ziele des Unternehmens zu erreichen. Bei der Entwicklung dieser Methoden war Conceptboard die maßgeschneiderte Lösung.

Das betrifft viele Kommunen, weshalb Conceptboard eine datenschutzkonforme Alternative bieten möchte. Die Stadt Köln hat sich bewusst für das Pilotprojekt entschieden, da auch eine Cloud-Lösung mit Rechenzentren in Deutschland eine gute Alternative zu einer Data Center Edition in Bezug auf Datenschutz darstellen kann.

Die Migration von Boards und Accounts auf den dedizierten Server verlief reibungslos, und die IT-Abteilung der Stadt vervierfachte in der Folge die Anzahl der Lizenzen. 

In Zukunft plant die Stadt, Conceptboard mit weiteren Produkten zu verknüpfen, um die Zusammenarbeit weiter zu optimieren. Um noch mehr Mitarbeitenden den Zugang zu Conceptboard zu ermöglichen, ist auch für das kommende Jahr geplant, die Lizenzen weiter aufzustocken. 

Hilfsboard zur Einführung von Conceptboard bei der Stadt Köln

Sicherheit und Akzeptanz: Herausforderungen für Kommunen bei der Einführung von Online-Whiteboards und neuen Tools

Bei der Implementierung von neuen Tools sehen sich insbesondere Städte und Kommunen mit bedeutenden Herausforderungen konfrontiert. Neben dem Schutz der Bürgerinformationen steht außerdem die Akzeptanz des Tools seitens der Nutzer und Nutzerinnen im Fokus. Der Umgang erfordert sowohl eine sorgfältige Planung als auch transparente Kommunikation, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten und die Vorteile dieser Technologien voll auszuschöpfen.

Datenschutz als oberste Prämisse für Behörden bei der Einführung neuer Tools

Datenschutz stellt oftmals die größte Hürde für Städte und Kommunen im öffentlichen Sektor dar, da diese Institutionen eine Vielzahl sensibler Informationen verwalten. Dazu gehören personenbezogene Daten von Bürgerinnen und Bürger, vertrauliche Regierungsdokumente und andere kritische Informationen. Der Schutz dieser Daten ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch essentiell, um das Vertrauen der Öffentlichkeit in die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung zu wahren. 

Die Herausforderung besteht darin, Technologielösungen zu finden, die sowohl effizient als auch sicher genug sind, und den strengen Datenschutzanforderungen entsprechen, die in Gesetzen wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union festgelegt sind.

Cloud-Lösung auf dem Prüfstand

Die Frage nach sicheren Technologielösungen führt unweigerlich zum Thema Hosting. Im Vergleich zu On-Premises-Lösungen punkten Cloud-Lösungen mit deutlich geringerem Aufwand und hoher Skalierbarkeit. Kommunen profitieren so von effizienter Ressourcenverwaltung und flexibler Anpassung an wechselnde Anforderungen. 

Entscheidend für einen vollumfänglichen Datenschutz in der Cloud ist jedoch der Standort der Rechenzentren. Gemäß der DSGVO müssen sich diese in einem Land mit angemessenem Datenschutzniveau befinden.

Hohe Nutzerfreundlichkeit im Vordergrund

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Einführung von neuen Tools – insbesondere bei solchen, die die Zusammenarbeit verbessern ist es, eine breite Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu erreichen. Die Vorteile, die Anwendung zu nutzen, kommen erst vollständig zum Tragen, wenn sie von einer großen Anzahl von Nutzern aktiv eingesetzt werden. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, die Benutzerfreundlichkeit des Tools zu gewährleisten und Schulungen anzubieten, die den Mitarbeitenden die vielfältigen Funktionen und den Nutzen näherbringen. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz und Integration des Tools in den Arbeitsalltag, sondern stärkt auch das Gemeinschaftsgefühl und die Innovationskraft innerhalb der Verwaltung. 

Conceptboard schafft optimale Bedingungen für die öffentliche Verwaltung

Wenn Kommunen die Herausforderungen von Sicherheit und Akzeptanz bei der Einführung neuer Tools meistern, steht einer effizienten Zusammenarbeit nichts im Wege. Conceptboard bietet hierbei optimale Bedingungen für den öffentlichen Sektor: Als 100 % datenschutzkonforme Plattform, zertifiziert nach C5, mit Hosting und Entwicklung in Deutschland, erfüllt es die strengen Anforderungen des europäischen Datenschutzes. Damit können Behörden sicher sein, dass sensible Informationen geschützt sind und gleichzeitig eine reibungslose Zusammenarbeit gewährleistet ist.

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Kommunen und Organisationen zu mehr Produktivität und digitalen Arbeitsweisen verholfen hat.

Weitere Erfolgsgeschichten

Schon vor der Covid-Pandemie und dem damit verbundenen weiträumigen Wechsel in das Homeoffice interessierte sich unser Kunde aus der Technologiebranche für die attraktiven Möglichkeiten, die Visual Collaboration mit sich brachte. Als Teil eines Innovationsprogramms sollten Teams Lösungen für Herausforderungen der Digitalisierung finden. Die Vision: Als Dienstleister im Bereich Bürokommunikation künftig ein Innovationstreiber für das papierlose Büro zu sein und dahingehend neue Initiativen zu erarbeiten – sowohl für die eigenen Mitarbeitenden als auch für Kunden. Teil des Portfolios ist es, Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse zu helfen. Auch hierbei kommt Conceptboard zum Einsatz.

Anforderungen an den „Connected Workspace“

Innerhalb des Programms hatte ein internes Team die Aufgabe, eine Plattform für hybride Zusammenarbeit zu schaffen und schaute sich nach entsprechenden Lösungen um. Das Ziel war, einen „Connected Workspace“ zu finden und sinnvoll in das Unternehmen einzubringen. Die Anforderungen an das zukünftige Tool: Der „Connected Workspace“ sollte mit allen teilbar sein und eine Kommentarfunktion sowie eine Möglichkeit zur Moderation besitzen.

Schnell fiel die Wahl auf Conceptboard, denn es ermöglicht eine einfache, intuitive sowie zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten. Zudem ist das Tool DSGVO-konform und mithilfe modernster Verschlüsselung gesichert. Dank Enterprise-Ready-Ansatz lässt sich Conceptboard sofort nutzen. Unsere Lösung konnte sich gegenüber zwei weiteren Tools  durchsetzen und wurde bei unserem Kunden am Anfang zunächst für Schulungen, Onboarding und Trainings genutzt, um auf grafische Weise zu erklären, wie interne Prozesse funktionieren.

Wichtige Aspekte bei der Auswahl des Visual Collaboration Tools: Datenschutz und hohe Intuitivität

Für die Wahl des Tools waren für unseren Kunden besonders folgende Aspekte von höchster Wichtigkeit:

Große Bandbreite an Funktionen

Die Visual Collaboration-Lösung sollte nahtlos in den Arbeitsalltag unseres Kunden eingebunden werden können. Hierfür waren einige Funktionen entscheidend: Dokumentfreigabe, gemeinsame und passwortgesicherte Arbeit auf dem Board mit internen und externen Mitarbeitenden, Kommentare sowie die Möglichkeit zur Aufgabenzuweisung. Zusätzlich überzeugt hat die hohe Interoperabilität von Conceptboard mit anderen Lösungen wie beispielsweise Microsoft Outlook, Teams sowie Trello. Der Single-Sign-On (SSO) vereinfacht zudem den Login-Prozess, sodass Mitarbeitende ohne Umwege mit der Arbeit beginnen können.

Intuitive Anwendung

Da unser Visual Collaboration Tool später eine noch viel breitere Verwendung bei unserem Kunden finden sollte, musste es schnell zu verstehen und einfach zu bedienen sein, gleichzeitig aber alle benötigten Funktionen in sich vereinen.

Conceptboard konnte sich bei allen Kriterien im Wettbewerb durchsetzen und war vor allem unter den Mitarbeitenden sehr beliebt: Nach nur drei Monaten Testphase entschied sich unser Kunde für eine dauerhafte Kooperation – die bis heute anhält.

Hohe DSGVO-Konformität durch einen Anbieter aus der EU

Der Schutz personenbezogener Daten ist von zentraler Bedeutung für unseren Kunden. Dies sollte sich auch im zukünftigen Visual Collaboration Tool widerspiegeln. Um Daten sicher vor dem Zugriff unberechtigter zu halten, sollte der zukünftige Anbieter seinen Firmensitz in der EU haben. Conceptboard konnte hier durch die ISO 27001-Zertifizierung, den Firmensitz in Deutschland sowie Hosting in deutschen Rechenzentren überzeugen.

Conceptboard integriert sich nahtlos in die Organisationsstruktur

Die Mitarbeitenden, die mit Conceptboard arbeiteten, waren durchweg begeistert. Insbesondere erfahrene Mitarbeitende erkannten die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten des Tools und begannen, es für verschiedene Zwecke zu nutzen. Um auch alle anderen Mitarbeitenden mit ins Boot zu holen und ihnen den Umgang mit dem Tool näher zu bringen, wurde jedem Workshop ein kurzes Tutorial vorangestellt, in dem die Grundlagen von Conceptboard vermittelt wurden. Diese Herangehensweise hat sich bewährt und ermöglicht allen Mitarbeitenden eine reibungslose Nutzung des Tools.

Die Vorteile der Lösung zeigen sich besonders in der orts- und zeitunabhängigen Zusammenarbeit. Die Mehrheit der Mitarbeitenden arbeitet weiterhin im Homeoffice. Conceptboard ermöglicht es ihnen, trotz räumlicher und zeitlicher Unterschiede effizient und kreativ zusammenzuarbeiten. Schon im ersten Jahr, in dem Conceptboard im Einsatz war, stieg die Anzahl der Nutzer um 600% von 50 auf über 330.

Wie geht es weiter mit Conceptboard?

Inzwischen hat sich Conceptboard im Unternehmen etabliert und die Vorteile des Tools haben herumgesprochen: Immer mehr Mitarbeitende wollen die Visual Collaboration-Lösung für ihre tägliche Arbeit einsetzen. Die Arbeit auf den Boards ist ein zentraler Bestandteil für die Zusammenarbeit im Unternehmen geworden, weshalb sie auch im Onboarding Prozess für neue Mitarbeiter eine hohe Priorität hat. Eine eigens für die Nutzung des Boards eingerichtete Stelle schult im Umgang mit dem Tool. 

In Zukunft möchte unser Kunde die Zusammenarbeit mit Conceptboard intensivieren und das Tool bei weiteren Projekten großflächig einsetzen. Dazu arbeiten die Teams eng zusammen, um neue, bedarfsgerechte Vorlagen für die tägliche Arbeit mit Conceptboard zu erstellen.

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.

Weitere Erfolgsgeschichten

Ein wichtiges Instrument unter den agilen Arbeitsmethoden stellt für die Hanseatic Bank Design Thinking dar. Design Thinking ist ein innovativer und kreativer Prozess, der darauf abzielt, die Bedürfnisse der Kunden in den Mittelpunkt zu stellen. Dieser Ansatz ermöglicht es innovative Lösungen für Probleme zu entwickeln und Produkte oder Dienstleistungen anzubieten, die genau auf die Wünsche und Anforderungen der Zielgruppe zugeschnitten sind. Dadurch und aufgrund der Zusammenarbeit in crossfunktionalen Teams, wie sie auch bei der Hanseatic Bank stattfindet, erhöht sich die Erfolgswahrscheinlichkeit von neuen Ideen maßgeblich. Die Methode Design Thinking erfolgt in der Umsetzung in Form von Design Sprints. Bestehend aus sechs Phasen ist das ideale Ergebnis eines Design Sprints eine greifbare Darstellung einer Idee, ein sogenannter Prototyp.

Claudia Andresen, Agile Coach bei der Hanseatic Bank, zeigt uns, wie Conceptboard als visuelles Kollaborationstool bei der Durchführung eines Remote Design Sprints unterstützt und die Qualität des Endergebnisses maßgeblich beeinflusst.

Design Sprints in einer hybriden Arbeitswelt erfolgreich durchführen

Inmitten der Herausforderungen von Remote-Arbeit und den Beschränkungen durch die Covid-Pandemie stand Claudia Andresen, Agile Coach bei der Hanseatic Bank, vor der Aufgabe ein crossfunktionales Team bei der Entwicklung eines Prototyps für ein neues Produkt zu begleiten. Es galt eine Lösung zu finden, um die räumlichen Barrieren zwischen den Teilnehmenden zu überwinden und gleichzeitig eine lebendige, kreative und interaktive Atmosphäre für den Design Sprint zu schaffen.

Wie läuft ein Design Sprint ab?

Ein Design Sprint besteht aus sechs Phasen: dem Verstehen des Problems, dem Aufbau von Empathie gegenüber den Kundenbedürfnissen, der Synthese aller gesammelten Informationen sowie dem Entwickeln von Ideen basierend auf diesen Erkenntnissen. Im fünften Schritt wird ein Prototyp erstellt – eine greifbare Darstellung der Idee -, um dann im letzten Schritt Feedback von potenziellen Nutzern einzusammeln.

Was ist Prototyping?

Prototyping ist eine besonders wichtige Phase im Design Sprint. Durch das Erstellen eines Prototyps kann eine Idee schnell visualisiert werden, so dass sie leicht zu verstehen ist. Dabei können unterschiedliche Formen von Prototypen Anwendung finden: von haptischen Prototypen aus Materialien wie Knete oder Lego bis hin zur digitalen Darstellung mittels Mock-Ups oder Websites. Nach der Fertigstellung wird der Prototyp der Zielgruppe präsentiert und deren Feedback gesammelt. Am Ende des Design Sprints steht ein validierter Prototyp, der als solide Grundlage für die Weiterentwicklung eines Produkts oder einer Dienstleistung dient.

Conceptboard sorgt für interaktive Atmosphäre während des Design Sprints

Design Sprints erstrecken sich in der Regel über mehrere Tage, was zu einer intensiven und informationsreichen Arbeitsatmosphäre führt. Kollaborationstools schaffen dabei Transparenz und bieten den Teilnehmenden einen besseren Überblick zu den Anforderungen und erarbeiteten Inhalten. Conceptboard erwies sich hierfür als ideale Lösung. 

Das Online-Whiteboard bietet wichtige Funktionen für eine natürliche Interaktion während eines Workshops: 

1. Zusammenarbeit in Echtzeit, unabhängig von Ort und Zeit
2. Nutzung von Zeichenwerkzeugen wie digitale Sticky Notes, Formen, Icons und Bausteine zur visuellen Veranschaulichung von Ideen
3. Dauerhafte Verfügbarkeit der Inhalte sowie die Möglichkeit zum Download
4. Strukturiertes Arbeiten durch Aufteilung in Abschnitte
5. Live-Moderation zur einfachen Führung durch den Workshop

Grundlegendes Kriterium für diese Entscheidung war jedoch das Thema Datenschutz. Für die Hanseatic Bank war es wichtig, eine Lösung zu finden, die lückenlosen Datenschutz durch Daten-Hosting in Deutschland gewährleistet. Conceptboard erfüllte auch dieses entscheidende Kriterium und ermöglichte nicht nur einen erfolgreichen, sondern gleichsam sicheren Design Sprint.

Ablauf des Design Sprints mit Conceptboard

Um den Design Sprint entsprechend vorzubereiten, nutzte Claudia Andresen die verschiedenen Zeichen-Tools und die vorgefertigten Templates von Conceptboard, um den Workshop ansprechend zu gestalten und in sinnvolle Abschnitte zu gliedern.

Der Workshop um den Design Sprint startete mit einer einleitenden Runde, dem „Market of Skills“ (dt. „Markt der Fähigkeiten”), die es den Teammitgliedern ermöglichte, sich besser kennenzulernen und die Rollen während des Design Sprints klar zu definieren. Dank Conceptboard konnten alle Teilnehmenden schnell über die Upload-Funktion ein Bild von sich auf dem Board platzieren. 

Sobald alle ihren Steckbrief befüllt hatten, war auf einen Blick zu sehen, wer welche Fähigkeiten mitbringt und dadurch bedingt die geeignete Rolle einnimmt. 

Durch spielerische Aktivitäten wie das Szenario „How to make a toast“ (dt. “Wie macht man einen Toast”) wurden die Teilnehmenden mit der Methodik des Design Sprints vertraut gemacht und lernten außerdem schnell die Basisfunktionen von Conceptboard: Texte und Sticky-Notes platzieren sowie Icons oder Bildmaterial einfügen.

Für Claudia Andresen bedeutet die Nutzung von Conceptboard eine Erleichterung und Beschleunigung zugleich: „Conceptboard unterstützt mich dabei, den Ablauf für mich und alle Teilnehmenden transparent und übersichtlich zu gestalten. So sind die Ziele klar und wir können uns besser fokussieren.” 

Effizient und erfolgreich zum Produktprototypen mit Conceptboard

Die Vorteile von Conceptboard wurden im Einsatz schnell ersichtlich. Die intuitive Oberfläche von Conceptboard ermöglichte es jedem Teammitglied gleichermaßen, sich nahtlos in den Prozess einzufügen und sich auf das „Was” anstatt auf das „Wie” zu konzentrieren. Auch die Aufteilung der Inhalte des Boards in sogenannte Abschnitte half dabei, den Teilnehmenden eine Struktur und Gliederung bereitzustellen. So war der große Informationsfluss strukturiert zu bewältigen und jeder konnte die Ergebnisse im Nachgang einsehen und verinnerlichen. 

Die Nutzung von Conceptboard unterstützte die Konzentration der Teilnehmenden während des Design Sprints und ermöglichte ihnen die Aufgabenstellungen noch effizienter als beim Präsenzworkshop zu bearbeiten. 

Das Online-Whiteboard bot nicht nur den Rahmen für eine rein digitale Zusammenarbeit, sondern integrierte auch Elemente der analogen Welt wie Fotos und Videos, was zu einer abwechslungsreichen und dynamischen Erfahrung führte. Diese Verbindung von digitaler und analoger Effizienz trug insgesamt zu einem qualitativ hochwertigen Workshop-Erlebnis und Ergebnis bei.

Auch nach dem Abschluss des Design Sprints hatte das Board weiterhin großen Nutzen. Damit ließ sich der Prototyp ohne große Umstände im Unternehmen vorstellen, da bereits alles auf dem Board enthalten war. Zudem fielen keine zusätzlichen Nacharbeiten für Protokolle und Dokumentation an, was wertvolle Zeit und Ressourcen einsparte.

„Trotz der Fülle an Informationen entsteht am Ende des Tages ein zusammenhängendes Gesamtbild auf dem Board. Dies bildet eine solide Grundlage und ermöglicht eine klare Richtung für die nächsten Schritte. Der Einsatz von Conceptboard führt zu einer umfassenderen und fortgeschritteneren Ausarbeitung sowie einer höheren Qualität des Produktprototyps.” Claudia Andresen, Agile Coach bei der Hanseatic Bank.

In welchen Bereichen der Hanseatic Bank wird Conceptboard eingesetzt? 

Neben dem Einsatz bei Design Sprints und anderen Workshops nutzt die Hanseatic Bank Conceptboard für eine Vielzahl weiterer kollaborativer Projekte und Anwendungsfälle. Vor der Einführung von Conceptboard erforderten zum Beispiel Kick-Off Veranstaltungen viel Zeit und organisatorischen Aufwand. Mit Conceptboard wurde die Vorbereitung und Teilnahme an den Veranstaltungen vereinfacht, im zeitlichen Aufwand reduziert und in der Dokumentationsqualität erhöht. 

Großen Anklang findet Conceptboard inzwischen bei allen Mitarbeitenden, die Prozesse verbessern und Dinge gemeinsam verändern wollen. Ob Product Owner, Projektleiter, Team- oder sogar Bereichsleiter, Conceptboard findet in den verschiedensten Bereichen Verwendung.

Mittlerweile ist das Kollaborationstool fester Bestandteil bei der Hanseatic Bank. Bereits während des Onboarding-Prozesses erfahren neue Mitarbeitende, wie das Online-Whiteboard funktioniert und wie sie davon Gebrauch machen können. Zudem wird erklärt, was zu beachten ist, wenn persönliche Daten auf einem Board platziert werden.

Conceptboard verändert die Kultur der Zusammenarbeit

Durch die Implementierung von Conceptboard konnte die Kultur der Zusammenarbeit und Innovation im Unternehmen auch in der Pandemiezeit aufrechterhalten und weiter ausgebaut werden. Die nahtlose Zusammenarbeit in einer hybriden Arbeitsumgebung, die Möglichkeit, verschiedene Medien zu integrieren und die Effizienzsteigerung in Meetings führten zu einem nachhaltigen Erfolg. 

Die Hanseatic Bank schätzt Conceptboard als effizientes Kollaborationstool, das den Mitarbeitenden eine moderne und nachhaltige Arbeitsweise ermöglicht. 

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.

Weitere Erfolgsgeschichten

Damit auch nach der Coronapandemie weiterhin spannende und effektive Online-Workshops mit Kunden oder intern stattfinden können, setzt die Management- und Technologieberatung Detecon auf das innovative Collaboration-Tool Conceptboard. Lass Dir von Sarah Backofen, Beraterin im Bereich Agile Capabilities bei Detecon, erzählen, wie das Online-Whiteboard nahtlos in das Unternehmen integriert wurde und Online-Workshops bei Detecon heute ablaufen.

Online-Workshops mit maximalem Output mithilfe von Conceptboard durchführen

Die Einführung von Conceptboard bei Detecon wurde stark durch die entstandenen Herausforderungen der Coronapandemie beeinflusst. Die Beschränkungen der physischen Präsenz erschwerten die Durchführung von Kundenworkshops erheblich. Beratende bei Detecon benötigten ein effizientes Werkzeug, um weiterhin hochwertige Beratungsdienstleistungen anzubieten, auch wenn sie nicht physisch vor Ort sein konnten. 

Conceptboard ermöglichte es, Workshops mit Kunden online durchzuführen und dabei die Qualität der Beratungsdienste von Detecon aufrechtzuerhalten.

„Mitten in der Pandemie haben wir mithilfe von Conceptboard den nahtlosen Übergang von Präsenz-Workshops zu Online-Workshops gemeistert. Dabei haben wir nicht nur die Qualität unserer Workshops erhalten, sondern auch echten Mehrwert geschaffen und wertvollen Content generiert.“ – Sarah Backofen, Beraterin im Bereich Agile Capabilities bei Detecon

Ein wichtiger Faktor bei der Auswahl eines Collaboration-Tools war neben den Funktionen die Einhaltung von Regularien bezüglich Datenschutz. Da Conceptboard hohe Anforderungen in Bezug auf die Speicherung und Verarbeitung von sensiblen Daten bietet, fiel die Wahl auf den Anbieter aus Stuttgart.

Den Einstieg erleichtern: Eine Grundlagenschulung für alle Mitarbeitenden

Der entscheidende Erfolgsfaktor für die Implementierung des Collaboration Tools in der Beratergesellschaft war die Entscheidung, allen Mitarbeitenden eine Grundlagenschulung anzubieten. So hatte jeder die Gelegenheit, das Tool ausgiebig kennenzulernen und seine Funktionen zu verstehen. Dies schuf eine einheitliche Basis für die Nutzung des Tools und ermöglichte es den Mitarbeitenden, schnell und effizient damit umzugehen.

Um die Schulung breit in der Organisation zu verteilen, hat das Team um Sarah Backofen einen schrittweisen Ansatz entwickelt. Zuerst waren Mitarbeitende in ihren jeweiligen Chaptern an der Reihe, um eine solide Grundlage zu schaffen. Anschließend folgte die Schulung für Assistenzkräfte und zuletzt für alle interessierten Mitarbeitenden der Detecon. Das offene Training steht jedem in deutscher und englischer Sprache zur Verfügung. Bei Fragen oder als Inspiration stehen Teams-Channels als kurzfristige Hilfe und Unterstützung zur Verfügung.

Ergebnisse, die Detecon mit Conceptboard erzielt

1. Effektive Online-Workshops mit Kunden: Das Collaboration Tool ermöglicht es der Beratergesellschaft, ihre Kundenworkshops auch virtuell abzuhalten. Durch die zentrale Verwaltung von Ideen und Aufgaben können Workshops effizient gestaltet werden, ohne den Fokus zu verlieren. Zudem entstehen keine Reisekosten und die Teilnahme aus der ganzen Welt wird möglich.

„Mit Conceptboard sparen wir Zeit, Geld und erzielen hervorragende Ergebnisse! Wir führen fast alle Workshops online durch, was auch für unsere Kunden unkomplizierter ist.“ – Sarah Backofen, Beraterin im Bereich Agile Capabilities bei Detecon

2. Unkomplizierte asynchrone Zusammenarbeit ist ein entscheidender Vorteil von Conceptboard, besonders für große Teams, die über verschiedene Zeitzonen verstreut sind oder unterschiedliche Arbeitszeiten haben. Dies ermöglicht die nahtlose Bearbeitung von kontinuierlichen Themen wie Ideensammlungen und Tipps und Tricks, die von jedem, der einen Einfall hat, laufend erweitert werden können.
3. Verbesserte interne Prozesse: Bei Detecon werden sowohl komplexe Aufgaben wie Eventplanungen als auch einfaches Aufgabenmanagement mit Conceptboard durchgeführt. Dadurch entsteht eine strukturierte Arbeitsumgebung, die die Zusammenarbeit und den Informationsfluss im Unternehmen verbessert.

Um den Mitarbeitenden neben den richtigen Werkzeugen auch Hilfestellungen in Form von Templates zu bieten, gibt es ein firmeneigenes Template zur Nutzung von Conceptboard für die Durchführung von Online-Workshops. Dieses beinhaltet eine grobe Struktur für den Workshop und ermöglicht individuelle Anpassungen. Dadurch wird der Einsatz von Conceptboard für Online-Workshops so leicht wie möglich gestaltet.

Eigene Vorlage für die Durchführung von Workshops mit Conceptboard

Auf einem weiteren Template sind alle spezifischen Grafiken von Detecon abgelegt. Diese Grafiken lassen sich problemlos anpassen und auf anderen Boards wiederverwenden. Dadurch wird eine klare Struktur geschaffen, die es ermöglicht, ein einheitliches Erscheinungsbild in der Kundenberatung zu gewährleisten.

Conceptboard Vorlage von Grafiken und Folien im Corporate Design von Detecon 

„Dank Conceptboard erhalten wir innerhalb von zwei Minuten Feedback oder Input von zehn unterschiedlichen Personen – im Vergleich dazu würde es mindestens zehn Minuten dauern, wenn wir sie nacheinander befragen würden. Um einen zeitlichen Rahmen vorzugeben, kommt uns auch die Timer-Funktion zugute.“ – Sarah Backofen, Beraterin im Bereich Agile Capabilities bei Detecon

Externe und interne Zusammenarbeit auf neuer Ebene

Diese neuen Wege der internen und externen Zusammenarbeit eröffnen aufregende Möglichkeiten. Das Collaboration Tool ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich besser auf ihre Hauptaufgaben zu konzentrieren, indem es eine effiziente Verwaltung von Aufgaben und eine verbesserte Zusammenarbeit bietet. Workshops mit Kunden werden nicht nur reibungsloser, sondern auch erfolgreicher dank der Vorbereitung und Durchführung mit Conceptboard.

Die Einführung einer Grundschulung für alle Mitarbeitenden legt einen festen Grundstein, um das Tool optimal zu nutzen. Insgesamt eröffnet diese neue Ebene der Zusammenarbeit spannende Perspektiven für das Unternehmen und zeigt, wie Technologie die Arbeitsweise verbessern kann.

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.

Weitere Erfolgsgeschichten

Im Jahr 1869 von Gottfried Windmöller und Hermann Hölscher gegründet, hat sich der mittelständische Maschinenbauer zum Weltmarktführer für Maschinen und Systeme zur Herstellung und Verarbeitung flexibler Verpackungen entwickelt. Der Konzern beschäftigt weltweit 3200 Mitarbeiter. Während andere Unternehmen durch die Pandemie signifikant ins Straucheln gerieten, hat sich bei W&H die traditionell partnerschaftliche Ausrichtung ihrer Unternehmung sowie schnelle Anpassung bezüglich New Work ausgezahlt.

Gute Beziehungen erleichtern den Umstieg auf New Work

Während der Pandemie zeigte sich bei Windmöller & Hölscher noch einmal besonders der hohe Stellenwert von erfolgreicher Zusammenarbeit – sowohl extern mit Lieferanten und Kunden wie auch intern in der Belegschaft wurde sich schnell an die neuen Gegebenheiten von „New Work“ angepasst.

Mit Corona wurde nicht nur die virtuelle Kommunikation durch Video-Meetings und Calls deutlich wichtiger, es wuchs auch eine neue Anforderung für digitale visuelle Zusammenarbeit, z.B. um Workshops digital abzuhalten. Schnell wurde deutlich, dass ein Online Whiteboard eine gute Unterstützung bei der Durchführung von Remote-Workshops und anderer visueller Zusammenarbeit bieten kann. So können Mitarbeiter Arbeitsergebnisse austauschen und standortunabhängig an diversen Aufgaben kollaborieren.

Nach ersten Versuchen mit der in Microsoft Teams integrierten Whiteboard Funktion wurden schnell weitere Anforderungen für eine erfolgreiche digitale Zusammenarbeit deutlich. Die Bearbeitung von Dokumenten, wie zum Beispiel PDFs, sowie die Nutzung von bereits fertigen Vorlagen waren mit MS Whiteboard nicht ausreichend möglich. Viele Mitarbeiter bekamen durch Kollaboration mit anderen Unternehmen und Verbreitung von „New Work“ die Möglichkeit, alternative Whiteboard-Anbieter zu testen. So entstand der Wunsch nach einer umfassenden, einheitlichen Lösung für digitale Kollaboration bei Windmöller & Hölscher.

Datenschutzkonforme Zusammenarbeit mit Conceptboard

Die getesteten Tools erfüllten jedoch nicht die strengen Anforderungen an Datenschutz und Sicherheit von Windmöller & Hölscher. Das Signal an die IT-Abteilung, dass ein solches Tool benötigt wird, wurde allerdings wahrgenommen. Eine datenschutzkonforme Lösung, mit der auch große Dateien bei gleichbleibender Performance bearbeitet werden können und die Hosting innerhalb der EU betreibt, wurde benötigt. Nach eingehender Recherche fiel die Wahl auf Conceptboard.

Conceptboard revolutioniert Zusammenarbeit bei Windmöller und Hölscher

Mit anfänglichen 20 Usern hat sich die Zahl der aktiven Nutzer nach nur vier Monaten auf 180 erhöht. Innerhalb kürzester Zeit konnte ein Positivtrend verzeichnet werden:

• Mitarbeiter eigneten sich selbst schnell Kenntnisse im Umgang mit Conceptboard an. Nach dem Onboarding Workshop und Anwender-Training wurde Conceptboard schnell und ohne Umstände von Mitarbeitenden angewandt.
• Key User, die internen Experten für Conceptboard, setzen das Tool erfolgreich in zahlreichen Workshops ein, wodurch sich die Nutzung im Unternehmen weiter verbreitete.
• Neben klassischen Anwendungen wie Brainstorming werden auch vielfältige fertige Templates von Conceptboard verwendet.
• Die Integration von Conceptboard mit MS Teams ermöglicht die Einbindung von Boards in Chats und die direkte Steuerung durch Bildschirmfreigabe.
• Die transparenten Hosting- und Sicherheitsrichtlinien von Conceptboard haben die Entscheidung für das Tool deutlich erleichtert. Die Erfüllung der Sicherheitsanforderungen von W&H war dabei essenziell.
• Das Potenzial des Visual Collaboration Tools ist noch lange nicht ausgeschöpft, denn es bietet viele Funktionen, die noch nicht vollständig genutzt wurden, wie beispielsweise Audio-Konferenzen.

Wenn Knowhow sammeln nicht nur einfach von der Hand geht, sondern sogar Spaß macht, hat man den Jackpot fürs Unternehmen geknackt. 

Mit Conceptboard wird Collaboration vielseitiger

Heute nutzt ein Großteil der Mitarbeiter Conceptboard. “Conceptboard ist Teil des täglichen Werkzeugkastens mit anderen Tools, wie z.B. MS Teams”, sagt IT-Anwendungsbetreuer Joshua Jenkins. Es finden sowohl Workshops wie auch viele hybride Events mit Conceptboard statt. 

Ein prägnantes Beispiel aus der IT-Abteilung sind die “Focus Days”, ein hybrides Workshop-Format, mit dem Windmöller und Hölscher die Kommunikation stärken will. Ziel dieses Workshops war es, innerhalb der IT-Abteilung gemeinsam Lösungsansätze zu suchen, um Anfragen zu kanalisieren und die Kommunikation zwischen der IT und den Fachbereichen effizienter zu gestalten. 

Mit Conceptboard wurden auf einem Board zunächst alle verschiedenen Kanäle auf Post-Its gesammelt und gruppiert. Anschließend konnten die Teilnehmer mit virtuellen Klebepunkten abstimmen, welche Kanäle aktuell für ihre Kommunikation verwendet werden und welche Kanäle in Zukunft für Anfragen an die IT genutzt werden sollten.

Jeder Teilnehmer konnte sich bei der Lösungsfindung einbringen und es wurde viel Zeit bei der initialen Diskussion der Ausgangslage gespart. Auf dieser Grundlage wurde ein Zielbild für die Kommunikation zwischen den Fachbereichen und der IT erarbeitet

“Dank Conceptboard konnten wir uns während der schlagartigen Änderung hin zu digitalen und hybriden Workshopformaten weiter auf den Inhalt der Workshops konzentrieren und gute Ergebnisse erzielen.“ Joshua Jenkins, IT-Anwendungsbetreuer bei Windmöller & Hölscher

Für Teambuildingmaßnahmen nutzt Windmöller und Hölscher die Icebreaker Templates von Conceptboard. Egal ob remote, hybrid oder vor Ort, so tauen Mitarbeitende in Meetings schneller auf und lernen einander besser kennen. In “Daily Standup”-Meetings ist Conceptboard mittlerweile ein fester Bestandteil. “Mit Conceptboard haben wir die Möglichkeit gefunden, unseren Nutzern ein Tool zu bieten, mit dem echte visuelle Zusammenarbeit möglich ist”, so Jenkins.

Die Mitarbeiter sind sehr zufrieden: durch vielfältige Anwendungsmöglichkeiten können sie Conceptboard jeden Tag nutzen. Das Tool hat einen festen Platz im täglichen Werkzeugkasten vieler W&H Mitarbeiter gefunden und wird auch weiterhin die virtuelle, hybride und digitale Kollaboration unterstützen.

Windmöller und Hölscher ist durch die Zusammenarbeit mit Conceptboard für die Zukunft der Zusammenarbeit gewappnet. Das gibt ein gutes Gefühl. Eine starke Partnerschaft für eine erfolgreiche Zukunft. 

Die Windmöller und Hölscher KG hat Conceptboard als neuen Standard in der digitalen Zusammenarbeit entdeckt – und dabei ebenso viel Spaß wie Erfolg beim Beschreiten neuer Wege. Wenn auch Du herausfinden möchtest, wie Conceptboard Dein Unternehmen optimal voranbringen kann, melde Dich hier bei uns. Wir freuen uns auf Deine Anfrage!

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Weitere Erfolgsgeschichten

Yunex Traffic, weltweit führend im Bereich intelligenter Verkehrssysteme, hat diese Herausforderung erkannt und einen proaktiven Ansatz gewählt, um ihre täglichen Meetings mithilfe von Conceptboard zu revolutionieren und so langfristig Effizienz steigern und die Entscheidungsfindung vereinfachen konnte. Das Online-Whiteboard bietet visuelle Zusammenarbeit für datensensible Organisationen.

Daily Stand-Up Meetings effektiv durchführen

Während der Covid-Pandemie sah sich Yunex Traffic wie viele andere Unternehmen mit einer Herausforderung konfrontiert – die Aufrechterhaltung einer reibunglsosen Produktion trotz der Arbeit aus dem Homeoffice. 

Hauptsächlich betroffen waren die täglichen Stand-up Meetings, bei denen zahlreiche Stakeholder den Status jeder Produktionslinie besprechen, um einen reibungslosen Ablauf der Produktion zu gewährleisten. Früher in Präsenz abgehalten, saßen die Teilnehmer gemeinsam im Besprechungsraum und nutzten ein großes physisches Whiteboard.

Nun galt es, diese Meetings effektiv und unkompliziert zu gestalten, obwohl sie remote abgehalten wurden. Aber wie gelingt es Mitarbeitenden, die remote arbeiten und aus verschiedenen Abteilungen stammen, einen klaren Überblick über den Status der verschiedenen Produktionslinien zu vermitteln?

Nahtlose Zusammenarbeit mit Conceptboard

Yunex Traffic suchte also nach einem Tool, das Menschen zusammenbringt, die Entscheidungsfindung in täglichen Meetings erleichtert und die Umsetzung von Projekten effizient gestaltet. Die Lösung war Conceptboard. 

Simon Martin, Head of Global Manufacturing bei Yunex Traffic, hatte bereits positive Erfahrungen mit Conceptboard gemacht. „Die Echtzeit-Kollaboration und nahtlose Funktionalität machen Conceptboard zur idealen Lösung für uns“, betont er. Daher entschied sich das Unternehmen, Conceptboard auch für diese Herausforderung einzusetzen.

Mit der Implementierung von Conceptboard haben die täglichen Stand-Up Meetings in der Produktion von Yunex Traffic an Effizienz gewonnen. Früher waren die daily Stand-Up Meetings geprägt von langen Diskussionen und mangelnder Transparenz. Dies wurde aufgrund der Teilnahme von vielen verschiedenen Teams weiter erschwert. Neben einem physischen Whiteboard wurden etliche Klebezettel verwendet. Aufgrund des Zeitmangels konnte vieles nicht ausreichend detailliert besprochen werden.

„Stand-Up Meetings sollten prägnant sein und nur wenig Zeit in Anspruch nehmen“, Simon Martin.

Ein Conceptboard, eine Wahrheit

Mit Conceptboard erhielt das Team eine benutzerfreundliche Plattform für Echtzeit-Kollaboration. Dies ermöglichte einfaches Agenda-Management und einen reibungslosen Wissensaustausch. Conceptboard wurde zur zentralen Anlaufstelle für alle produktionsbezogenen Informationen, was Teammitgliedern dabei half, fokussiert zu bleiben und Verantwortung zu übernehmen.

„In unserer Lean Production (Deutsch: schlanke Produktion) ist es wichtig, Ziele auf einzelne Bereiche runterzubrechen. Um diese Ziele zu erreichen, benötigen alle Beteiligten Informationen in Echtzeit“, erklärt Simon Martin. Dank Conceptboard bleibt der Fokus gewahrt, Transparenz wird gefördert und Zeit wird eingespart.

Conceptboard als Visualisierung und Dokumentation für Daily Stand-Up Meetings in der Fertigung

Das Board für die daily Stand-Up Meetings wird monatlich neu aufgesetzt. Es folgt einem Raster-Muster, in dem jede Produktionslinie eine Zeile und jeder Tag eine Spalte darstellt. Jedes Stand-Up Meeting hat einen Schwerpunkt. An diesem Tag werden alle Produktionslinien (dargestellt in Kästchen von oben nach unten) aus einem bestimmten Blickwinkel betrachtet – montags der Aspekt Sicherheit, Qualität am Dienstag und so weiter.

Neben jedem dieser Kästchen befindet sich eine Ampel, die den aktuellen Status des Themas signalisiert. Grün bedeutet, es besteht kein Diskussionsbedarf. Bei Gelb oder Rot muss eine Überprüfung erfolgen und es wird im Detail darauf eingegangen.

Vor dem Meeting bereitet jedes Team seinen Abschnitt vor und platziert die Informationen darüber in den entsprechenden Sticky Notes.

„Conceptboard ist großartig, weil es für jedermann zugänglich ist. Dass verschafft uns eine einheitliche Sichtweise. Bei umfangreichen Projekten, an denen die unterschiedlichsten Teammitglieder beteiligt sind, fällt auf, dass jeder sein eigenes Berichtsformat hat. In diesem Fall sorgt Conceptboard für Konsistenz und Einheitlichkeit“, Simon Martin, Head Of Global Manufacturing

Die Moderation des Boards wechselt täglich und liegt in den Händen unterschiedlicher Personen. Dies sorgt dafür, dass der Fokus immer auf dem gerade diskutierten Thema liegt. So wird die Besprechung noch effektiver, da niemand über das gesamte Board abschweift und die Konzentration verliert. „Es vermittelt wertvolles Wissen, fordert die Verantwortlichkeit der Teammitglieder heraus, gewährleistet Transparenz und hindert daran, Verpflichtungen zu umgehen“, erläutert Simon Martin. Zusätzlich wird das Board weltweit von allen Beteiligten geteilt und bietet alle relevanten Informationen in Echtzeit auf einen Blick.

Effizienz in der Produktion auf ein neues Niveau bringen

Mit Conceptboard können die Produktions-Teams von Yunex Traffic nun tiefer in Themen eintauchen als zuvor, ohne dabei mehr Zeit in Meetings zu verbringen. Das Ampelsystem schafft zusätzliche Transparenz, wodurch Abhängigkeiten sichtbar werden: Wenn eine Ampel im Prozess auf Rot umschaltet, genügt es, sich die vorherigen und nachfolgenden Schritte anzusehen, um zu verstehen, welchen Einfluss dies auf die eigene Arbeit hat. 

Auch im Falle von Urlaub oder Krankheit entsteht kein Nachteil, da alle Informationen auf dem Board vorhanden sind. „Das ist die Idee dahinter, jeder kann das Board präsentieren“, betont Simon Martin.

Nachdem die Covid-Zeiten vorbei sind und die meisten Menschen wieder vor Ort arbeiten, wurde beschlossen, das Board beizubehalten. Wenn man jetzt von zu Hause aus arbeitet, muss man nicht ins Büro kommen, um an einer einzigen Besprechung teilzunehmen. 

Nachdem die Zeiten von Covid vorüber sind und die meisten wieder vor Ort arbeiten, wurde entschieden, das Board beizubehalten. So kann auch von Zuhause am Meeting teilgenommen werden. Dies fördert die neue Art zu arbeiten. Als große Organisation hat Yunex Traffic erkannt, dass Conceptboard zu einer guten Work-Life-Balance für ihre Mitarbeitenden beiträgt.

„Jede Erfahrung bietet die Gelegenheit zum Lernen. Es ist wichtig, aufstrebende Technologien und Tools zu integrieren, um Fähigkeiten zu erweitern.“ – Simon Martin, Head Of Global Manufacturin

Die Erfolgsgeschichte von Yunex Traffic zeigt, wie effizientes Meetingmanagement die Gesamtproduktivität und den Unternehmenserfolg positiv beeinflussen kann. Mit dem Einsatz von Conceptboard wurden die täglichen Meetings in der Produktion grundlegend verbessert. Damit wurde eine Kultur der Zusammenarbeit, Verantwortung und eine effiziente Entscheidungsfindung gefördert. 

Daily Stand-Up Meetings dauern nicht mehr länger als die geplanten 20 Minuten, und Mitarbeiter müssen nicht mehr durch die Produktionsstätte gehen, um Updates zu erhalten. Dies führt dazu, dass alle Fragen rasch beantwortet werden und Probleme effizient gelöst werden können.

Die Geschichte von Yunex Traffic zeigt, wie engagiert die Organisation in Bezug auf kontinuierliche Verbesserung ist und wie proaktiv sie Technologie einsetzt, um ihre Abläufe zu optimieren.

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.

Weitere Erfolgsgeschichten

Die EnBW hat sich eine neue, agile und digitale Unternehmenskultur geschaffen. Das Besondere daran: Der Impuls kam aus den einzelnen Teams und wurde durch das Visual Collaboration Tool Conceptboard zum Selbstläufer.

Remote Work ohne Silodenken mit Hilfe einer Kollaborationsplattform

Die Arbeit über Stadt- und Landesgrenzen hinweg ist eine Sache, die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Teams und Abteilungen eine andere. Was bereits vor der Pandemie eine Herausforderung war, wurde während des Umzugs ins Homeoffice noch verstärkt: Die Mitarbeitenden bei EnBW arbeiteten isoliert voneinander und tauschten Informationen nur innerhalb einzelner Bereiche aus.

Gerade in hybriden Teams können so schnell Wissens-Silos und damit Informationslücken entstehen. Die Kommunikation findet über zahlreiche Kanäle statt, Informationen gehen verloren und Ideen lassen sich oftmals digital schlecht veranschaulichen. 

Wissen: Was ist visuelle Zusammenarbeit?

Visual Collaboration bietet eine Möglichkeit, Teams zuhause und im Büro effizient miteinander zu verbinden und einen gemeinsamen Raum zum Arbeiten zu schaffen. Dabei werden visuelle Darstellungen – wie Zeichnungen oder Mindmaps – genutzt, um komplexe Zusammenhänge oder Ideen anschaulich zu präsentieren und zu teilen. 

Visuelle Zusammenarbeit kann sowohl in virtuellen als auch in physischen Umgebungen stattfinden – zum Beispiel durch den Einsatz am Smartboard – und verbessert das Verständnis und die Zusammenarbeit zwischen den Teilnehmenden. Ob virtuell oder vor Ort, der Vorteil des digitalen Boards liegt in der uneingeschränkten Verfügbarkeit, zu jeder Uhrzeit und über Landesgrenzen hinweg.

Auch später können Inhalte von überall aus abgerufen und bearbeitet werden. Zudem ist der Bearbeitungsverlauf chronologisch einsehbar und Arbeitsschritte lassen sich transparent nachvollziehen. So können auch Teammitglieder, die nicht im gesamten Prozess involviert waren, den Verlauf eines Brainstormings oder einer Projektplanung schnell selbst überblicken.

Mit Conceptboard Workshops wie vor Ort durchführen

Ein virtueller Raum für Zusammenarbeit – das war auch das Ziel der EnBW Energie Baden-Württemberg AG. Denn zu Beginn der Pandemie war schnell klar: Besonders die Mitarbeitenden mit viel Kundenkontakt oder in der Produktentwicklung benötigen ein geeignetes Tool, um Workshops wie vor Ort stattfinden zu lassen oder gemeinsam an kreativen Themen wie beispielsweise Design Thinking oder der Entwicklung einer Customer Journey zu arbeiten. Eine bestimmte Bandbreite an Funktionen, Datenschutz, vorgefertigte Templates für die wichtigen Anwendungsfälle, Zugriff für externe Personen, eine Moderationsfunktion und eine Kapitellogik waren ihnen dabei besonders wichtig. Die Wahl fiel daher schnell auf Conceptboard. 

Das datenschutzkonforme Visual Collaboration Tool ermöglicht die schnelle, intuitive sowie zeit- und ortsunabhängige Zusammenarbeit an gemeinsamen Projekten. Dank Enterprise-Ready-Ansatz konnte das Tool ohne Umwege bei der EnBW eingeführt werden und statt der ursprünglich geplanten 50 Lizenzen nutzen es inzwischen über 7000 aktive Nutzer pro Monat mit rund 17.000 monatlichen Zugriffen durch alle Mitarbeitenden.

„Fortschritte und Erfolge sind mit der Arbeit mit Conceptboard direkt für alle sichtbar. Dadurch wurden neue, transparentere Prozesse schnell angenommen. Der visuelle Aspekt spielt dabei eine große Rolle. Mitarbeitende haben die Ergebnisse ihrer Arbeit am Ende jedes Tages immer vor Augen. Das fördert die Motivation, ein neues Tool zu nutzen.” – Handan Kartal, Lead Product Ownerin Digital Workplace & Smart Collaboration bei EnBW

Transparenz als schlagendes Argument für alle Mitarbeitenden

Für die erfolgreiche Einführung neuer Tools und Prozesse bedarf es stets eines mitarbeiterzentrierten Change Managements und einer guten Einarbeitung. Eine Anwendung bloß vorzustellen und Schulungen anzubieten, reicht nicht aus. Mitarbeitende reagieren auf neue, transparente Tools häufig zunächst skeptisch. Schnell entsteht ein Gefühl von Kontrolle und Mikromanagement.

Deshalb sollte eine Frage von Beginn an klar beantwortet werden: Wo liegt der Vorteil für den individuellen Arbeitsalltag der Belegschaft? Der effiziente Einsatz von Conceptboard erleichtert tägliche Aufgaben, verbessert die Zusammenarbeit und spart Zeit. Ideen und Brainstormings sind an einem sicheren Ort gespeichert und können einfach und unkompliziert über alle Hierarchien geteilt werden.

Innerbetriebliche Transparenz sollte dabei natürlich nicht mit dem Datenschutz konkurrieren, sondern dadurch profitieren. Auch die EnBW hat wie viele weitere Unternehmen aus der Energie- und Versorgungsbranche strenge Vorgaben in Sachen Datenschutz und war deshalb auf der Suche nach einem Tool, das DSGVO-konform ist und größten Wert auf Datensicherheit legt. Conceptboard kann durch die eigene ISO 27001-Zertifizierung wie auch die der Hosting-Partner, den Firmensitz in Deutschland sowie Hosting in deutschen Rechenzentren den hohen Ansprüchen der EnBW gerecht werden. Alle Daten werden in der Conceptboard App zusätzlich mit der etablierten Multi-Faktor-Authentisierung (MFA) AES 256bit verschlüsselt, denn nicht jede MFA schützt gleich gut vor Phishing-Attacken.

Eine neue digitale Unternehmenskultur mit Conceptboard

Die EnBW hat es geschafft, die positiven Aspekte von transparenter visueller Kollaboration für sich zu nutzen. Mehr noch: Die neuen Prozesse haben für einen Wandel in der Unternehmenskultur gesorgt. Conceptboard ist für die Mitarbeitenden nicht mehr wegzudenken: Auf verschiedenen Boards können Teams die gesamte Planung und Kommunikation zu einem Projekt stattfinden lassen.

Die gemeinsame Übersicht, der History-Mode, mit dessen Hilfe der Verlauf eines Boards chronologisch zurückgespielt werden kann, sowie die Live-Cursor-Funktion sorgen dafür, dass Änderungen gut nachvollziehbar sind und der Beitrag jedes einzelnen sichtbar wird. Auch die Kommentarfunktion, mit der Nachfragen und Markierungen direkt bei einzelnen Elementen vorgenommen werden können, sorgt für mehr Klarheit.

Die Teams bei EnBW schaffen so effiziente Workflows, schnelle Abstimmungsprozesse und eine visuelle Plattform für kreative Zusammenarbeit und leben nun eine digitale Unternehmenskultur.

„Conceptboard ist für uns der virtuelle Raum geworden, um uns für die Zusammenarbeit zu treffen.Dank der Impulse aus den einzelnen Teams, hat es sich mittlerweile zur zentralen Plattform für kreative Zusammenarbeit und effiziente Teamarbeit in unserem Unternehmen entwickelt und ist nicht mehr wegzudenken.“ – Handan Kartal, Lead Product Ownerin Digital Workplace & Smart Collaboration bei EnBW

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.

Weitere Erfolgsgeschichten

Projekt “digitaler Arbeitsplatz”

Mit der Ki:GO Strategie will die Stadt Kiel den digitalen Wandel hin zu einer modernen Verwaltung gestalten und die Stadt bestmöglich auf die Zukunft vorbereiten. Konkretes Ziel der Bewegung ist es, den Mitarbeitenden einen “digitalen Arbeitsplatz” zur Verfügung zu stellen, der unterschiedliche Arbeitsmodelle und insbesondere mehr Remote-Arbeit ermöglicht. Ki:GO nimmt die Mitarbeitenden der Stadtverwaltung mit auf den Weg eines digitalen Wandels, der Bestand haben soll.

Die Vision der Stadt Kiel für eine digitale Verwaltung

Digitale Transformation geschieht in vielerlei Disziplinen. Eine davon ist die visuelle Zusammenarbeit in Zeiten hybrider Arbeitsplätze und vernetzter Strukturen. Dafür suchte die Stadt nach digitalen Tools mit verschiedenen Funktionalitäten für die dezentrale Zusammenarbeit. „Die Ki:GO-Bewegung setzt stark auf Kompetenzentwicklung und will die Einstellung der Mitarbeitenden, mit der sie neuen, digitalen Anwendungen gegenüberstehen, positiv verändern. Neue Programme sollten daher besonders anwenderfreundlich und intuitiv zu erlernen sein.” weiß Franziska Rimmele, die als Digital Coach Mitarbeitende praxisnah im Rahmen der Bewegung befähigt und begleitet. 

Conceptboard als Grundlage für digitale Zusammenarbeit

Um dem digitalen Arbeitsplatz eine Grundlage zu verschaffen, entschied sich die Stadt, ein Online-Whiteboard einzusetzen, auf dem Projekte zeit- und ortsunabhängig sowie übersichtlich geplant und bearbeitet werden können. Neben dem Ziel, die Arbeit im Home-Office zu fördern, passte ein Online-Whiteboard auch zu dem Vorhaben, neue agile Methoden, wie beispielsweise SCRUM, einzuführen. Für die zugehörigen Planungen ist Conceptboard inzwischen das Tool der Wahl. Wichtig war darüber hinaus, dass Mitarbeitende direkt über das Tool Dokumente teilen, Aufgaben zuweisen oder Inhalte kommentieren können. Conceptboard erfüllte all diese Anforderungen und war darüber hinaus als einzige Visual-Collaboration-Anwendung mit der Touch-Bedienung der Promethean-Smartboards kompatibel, die von der Stadt Kiel eingesetzt werden.

Conceptboard erfüllt die regulatorischen Anforderungen des öffentlichen Verwaltungsapparats

Im öffentlichen Bereich gelten besonders hohe Anforderungen bei der Beschaffung von Software. Um sensible Daten zu schützen, sind die Standards für Datenschutz und Datensicherheit streng reguliert. Die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards war das entscheidende Argument für Conceptboard als datenschutzkonformen Anbieter.

„Wir haben festgestellt, dass sich unter den Anbietern für Visual Collaboration Conceptboard besonders für die öffentliche Verwaltung eignet. Anders als bei Tools, die einen vergleichbaren Funktionsumfang haben, wird Conceptboard auf Servern in der EU gehostet.“ – Jesko-Alexander Zychski, stellvertretender Chief Digital Officer der Landeshauptstadt Kiel

“Außerdem bietet Conceptboard die Möglichkeit für einen EVB-IT-Vertrag, der uns hilft, die Vorgaben für die Beschaffung zu erfüllen.” Dass Conceptboard seinen Sitz in Deutschland hat und die Möglichkeit einer Dedicated Server Environment bietet, auf dem allein die Daten der Stadt gespeichert werden, waren ebenfalls Punkte, die bei der Entscheidung halfen. 

Sichere Rahmenbedingungen ermöglichen eine entspannte Einarbeitung und erleichtern auch Mitarbeitenden, sich auf eine neue Arbeitsweise einzulassen. Better safe than sorry (Engl. Sprichwort: besser von Anfang an sicher sein, als sich später entschuldigen zu müssen). 

Vielseitige digitale Kollaboration bei der Stadt Kiel mit Conceptboard

Bereits nach kurzer Zeit ist Conceptboard als fester Bestandteil der Arbeitsabläufe der städtischen Behörde integriert und abteilungsübergreifend für verschiedene Aufgaben im Einsatz: Die Erfassung von Prozessen und die gemeinsame Planung und Restrukturierung von Projekten im Team. Darüber hinaus wird Conceptboard als Präsentationswerkzeug sowie als partizipatives Whiteboard in hybriden Meetings und bei Veranstaltungen genutzt. Auch im Bereich Content Creation für E-Learning, beispielsweise bei der Entwicklung von Arbeitsblättern oder anderen Materialien, wird das Collaboration-Tool eingesetzt. 

Zudem ermöglicht es Conceptboard, auch externe Personen oder Organisationen aus der Kieler Stadtgesellschaft, aber auch aus anderen Kommunen oder Städten leicht in die Arbeit einzubinden. Dies erleichtert es insbesondere, den interkommunalen Austausch voranzutreiben und die Verzahnung mit der Gesellschaft zu ermöglichen.

“Conceptboard als digitales Whiteboard unterstützt mit seiner Funktionsweise und den bereitgestellten Vorlagen den digitalen Kulturwandel in Verwaltungen.” – Franziska Rimmele, Digital Coach der Stadt Kiel

Innerhalb kürzester Zeit schafft es die Stadt Kiel, nicht nur ihre eigene Arbeitsweise neu zu strukturieren, sondern auch ihre externen Partner mit Conceptboard einzubinden. So wird der Grundstein für die Modernisierung des gesamten Bundeslandes Schleswig-Holstein gelegt. 

Ein Ausblick in die Zukunft mit Conceptboard

„Mit der Einführung von Conceptboard haben wir einen großen Schritt in Richtung unserer Ziele für die Ki:GO-Bewegung gemacht: Mitwirkung, Selbstlernen sowie neue, nicht-hierarchische Arbeitsformen”, resümieren Jesko Zychski und Birte Rassmus, die als Change Managerin die Ki:GO Bewegung in Kiel voranbringt. „Mit der neuen Form der Kommunikation und Zusammenarbeit können wir sowohl intern als auch gemeinsam mit Kielern auf eine interaktive und effiziente Weise die Digitalisierung der Verwaltung voranbringen und so neue, digitale Angebote für unsere Bürger entwickeln.” 

Die Stadt Kiel profitiert dabei von den zahlreichen vorgefertigten Templates, die in deutscher Sprache vorliegen sowie der stetigen Weiterentwicklung und Einbindung neuer Vorlagen, Widgets und den Schnittstellen zu weiteren IT-Programmen. Sie nutzt die Anbindungsmöglichkeiten für das eigene Intranet, die Selbstlernumgebungen oder das Chatprogramm Mattermost. Erstellte Boards lassen sich so noch leichter teilen und finden. 

„Conceptboard eignet sich insbesondere auch für die öffentliche Verwaltung, da es mehrere Vorgaben erfüllt (EVB-IT-Vertrag, gehostet in der EU, kann DSGVO-konform betrieben werden), es eine Vielzahl von Funktionen bereithält und damit unterschiedlichste Aufgaben abgebildet werden können – von der KiTa-Essensbedarfsplanung über Team-Meetings bis zu Präsentationen.“ – Jesko-Alexander Zychski, stellvertretender Chief Digital Officer der Stadt Kiel

Egal wo die Reise hingeht und welche Anwendungsmöglichkeiten noch entdeckt werden, Conceptboard ist ein wertgeschätzter Partner der Stadt Kiel und unterstützt an den richtigen Stellen, wenn es um das Beschreiten neuer Wege geht. 

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie Conceptboard in anderen Unternehmen Einsatz findet? Dann schau dir weitere Erfolgsgeschichten an, und finde heraus wie Conceptboard anderen Organisationen zu mehr Produktivität und smarteren Arbeitsweisen verholfen hat.

Weitere Erfolgsgeschichten

Die DB Cargo Logistics, eine Tochtergesellschaft der DB Cargo, steht für Bahnlogistik und entwickelt Logistiklösungen über den reinen Schienentransport hinaus. Spezialisiert ist das Unternehmen auf die Branchen Automotive, Timber, Pulp & Paper und Consumer Goods. Das komplexe Tätigkeitsfeld erfordert ständiges Out-of-the-Box-Denken für neue Logistikkonzepte, Methoden sowie kundenindividuelle Lösungen.

Mit Conceptboard den digitalen Wandel vorantreiben

Der Wandel hin zum digitalen und mobilen Arbeiten hat hier maßgeblich den Bedarf nach einer Software zur kreativen Zusammenarbeit an unterschiedlichen Standorten verstärkt. Man suchte nach einer unkomplizierten und anwenderfreundlichen Lösung, um die Teams der DB Cargo Logistics näher zusammenzubringen. Insbesondere um neue Themen zu strukturieren, standortübergreifend zu arbeiten und digital Anforderungen zu erarbeiten. 

Intuitive und unkomplizierte Zusammenarbeit mit Conceptboard

DB Cargo Logistics entschied sich nach eingehender Testphase für Conceptboard. Überzeugendes Kriterium war hierbei die intuitive Anwendung des Tools, denn die Arbeit mit Conceptboard ist einfach und unkompliziert. Mit einer Vielzahl von vorgefertigten Templates trägt das Tool dazu bei, den kreativen Austausch voranzutreiben und die Perspektive zu wechseln, was neue Impulse schafft. Unter anderem überzeugte das unkomplizierte Onboarding des Collaboration-Tools sowie die Unterstützung durch den Conceptboard Kundenservice das Team von DB Cargo Logistics. Dass Conceptboard vollumfänglich datenschutzkonform ist und sich daher optimal für die Arbeit mit sensiblen Kundendaten eignet, machte die Entscheidung perfekt. 

Wenn man sich für ein Kollaborationstool entscheidet, sollte es möglichst vielseitig nutzbar sein. So können sich neue Prozesse von selbst entwickeln. 

DB Cargo Logistics findet zahlreiche Möglichkeiten, um Conceptboard für sich zu nutzen

Schnell wurde klar, dass Conceptboard darüber hinaus eine Vielzahl an Möglichkeiten für die virtuelle Zusammenarbeit bietet: So ermöglicht es die Voting-Funktion, Entscheidungen schneller zu treffen. Außerdem können Präsentationen mit Conceptboard gehalten werden. Durch die vielen Möglichkeiten der Strukturierung von Boards durch sogenannte Abschnitte können Inhalte einfach und übersichtlich dargestellt und im Moderationsmodus präsentiert werden.

“Conceptboard bietet eine gute Führung durch Workshops oder Projekte” – Frau Hanna Reich Projektmanagerin bei DB Cargo Logistics

Neben dem Einsatz in Workshops oder als Unterstützung und Dokumentation beim Brainstorming eignet sich Conceptboard genauso wie für das Einholen von Feedback oder für agiles Projektmanagement. Durch das einheitliche Interface können alle Mitarbeitenden auf ihrem Level einsteigen, das System kennenlernen und für sich nutzen lernen. 

Wer neue Wege beschreiten will, muss die Sichtweise ändern und sich inspirieren lassen. Dies gelingt durch die Nutzung fertiger Vorlagen besonders gut. 

Hier sind die beliebtesten Templates, die DB Cargo Logistics nutzt:

• Sailboat Retrospektive, um z. B. nach Veranstaltungen Feedback zu sammeln
• Icebreaker Templates, als Einleitung bei Veranstaltungen

„Conceptboard bietet uns eine Umgebung, in der wir nicht nur miteinander zusammenarbeiten, sondern auch kreativ sein können. Vor allem die Templates geben Inspiration und fördern dadurch allein schon die Kreativität. Zuletzt hat uns der Fakt, dass man auf Conceptboard einfach gemeinsam brainstormen kann, alle überzeugt.“ – Frau Hanna Reich, Projektmanagerin bei DB Cargo Logistics

DB Cargo Logistics entscheidet sich für sichere Zusammenarbeit mit Conceptboard

Selbstverständlich ist für eine Software, die im gesamten Unternehmen genutzt werden soll, Datenschutz ein ausschlaggebender Faktor. Conceptboard ist Marktführer in Sachen Datenschutz und ermöglicht Nutzern, sich bedenkenlos auf ihren Prozess einzulassen. Alle Sicherheitsfragen werden durch Conceptboard abgedeckt und lückenlos kontrolliert. So kann wirklich nichts in der digitalen Zusammenarbeit schief gehen.

Sicherheit geht immer vor. Bei der Auswahl einer Kollaborations-Software ist die richtige Grundlage essentiell – für Datenschutz-Standards gilt das besonders. 

DB Cargo Logistics hat mit Conceptboard einen neuen Standard in der Zusammenarbeit entdeckt – und dabei ebenso viel Spaß wie Erfolg beim Beschreiten neuer Wege. 

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Weitere Erfolgsgeschichten

New Work bedeutet New HR

Um für die besten Potentiale attraktiv zu sein und diese gewinnen zu können, müssen HR-Abteilungen im New Work neuen Anforderungen und veränderten Erwartungen gerecht werden. Das Motto lautet “work anywhere, anytime”, die Herausforderung “best of both worlds”. 

Bei Conceptboard kann jeder bis zu 100 % von zu Hause aus arbeiten – egal, wo für sie oder ihn zu Hause ist. Spätestens seit der Pandemie hat sich die Arbeitswelt in diesem Aspekt stark gewandelt.

Eine besondere Herausforderung sind Onboarding Prozesse. Auch die ersten Tage und Wochen finden bei vielen unserer neuen Mitarbeiter*innen hybrid oder sogar komplett remote statt. Gerade in dieser Zeit ist es aber wichtig, schnell und ganz individuell auf die Kollegen und Kolleg*innen einzugehen. Sie dort abzuholen, wo sie stehen und sie zu entwickeln.

Aus der Ferne ist das nicht immer einfach. Die Hemmschwelle, die Fragen, die sich in der Anfangszeit ergeben, auch zu stellen, ist nochmal größer, wenn man sie nicht einfach über den Schreibtisch rufen kann. Außerdem war es für mich in der HR anfangs schwierig, alle wichtigen Dokumente und Informationen an einem Ort übersichtlich für neue Mitarbeiter zu Hause und vor Ort zu vereinen

Unsere Lösung: ein Hybrid Onboarding Planner mit Conceptboard. Neben der intuitiven Bedienbarkeit bietet uns Conceptboard die nötige Datensicherheit und Datensouveränität, um es eben für solche Themen einzusetzen. 

Einfache ausgedruckte Textdokumente sind nicht interaktiv oder nachhaltig. Mit Conceptboard können wir gemeinsam mit neuen Mitarbeitenden den Prozess individuell gestalten und dabei alle wichtigen Informationen übersichtlich darstellen. – Nathalie

Onboarding Prozesse interaktiv gestalten

Den gesamten Prozess zeigen wir gerne auf einem Board mit der Onboarding-Journey. Diese Reise ist für viele Neueinsteiger identisch, weshalb das Board ein tolles Mittel ist, wenn man gleich mehrere Personen onboarden muss.

Template testen

Mit diesem Board haben wir einen detaillierten, aber dennoch übersichtlichen (Zeit-) Plan für die Einfindungsphase. Hier kann direkt alles hinterlegt werden, was neue Teammitglieder in den ersten Tagen brauchen, beispielsweise Kennenlern- oder Trainingstermine und Leitfäden für die Arbeit bei Conceptboard. Durch die leichte Benutzbarkeit der Boards, inklusive Links zu wichtigen Dokumenten, können die Pläne schnell und einfach personalisiert werden.

Ein großer Vorteil besteht aber vor allem in der Interaktion, die Conceptboard auch remote ermöglicht. Neue Mitarbeiter*innen können jederzeit auf dem Board Fragen und Anmerkungen hinterlassen, den Plan, wenn nötig immer wieder anpassen und insbesondere ihre Fortschritte festhalten. Das motiviert und macht zusätzlich Spaß!

Conceptboard ermöglicht die enge Kommunikation mit dem HR-Team, die ein gutes Onboarding ausmacht. – Nathalie

Durch die detaillierte Dokumentation, die dadurch automatisch stattfindet, erhalten auch andere Teammitglieder einen guten Überblick über den Status des Onboardings. Steht ein Training noch aus? Fehlt ein wichtiges, neues Dokument für das jeweilige Team? Vorgesetzte, Buddies und Mentoren sind mit dem Board immer im Bilde und können sich auf kurzem Wege selbst einbringen und mitgestalten.

Unternehmensprozesse im Überblick

Unsere Prozesse mit einem Board einfach darzustellen, hat sich bewährt. Daher geben wir neuen Kolleginnen und Kollegen nicht nur das eigene Onboarding-Board mit an die Hand, sondern auch weitere Templates, die bei uns im Einsatz sind.

Unser Task Tracker ist ein hilfreiches Tool, um sich in unsere Arbeitsweise einzufinden und eigene Aufgaben bereits früh und übersichtlich zu organisieren.

Wichtige Themen der HR, aber auch der anderen Abteilungen, werden bei uns regelmäßig in hybriden All-Hands-Meetings besprochen. Über unser All-Hands-Meeting-Board können die einzelnen Abteilungen gleichzeitig in ihren Bereichen arbeiten, sich austauschen und in einem konsistenten Format planen. So haben wir nicht viele einzelne Präsentationen der Teams, sondern ein Big Picture, welches insbesondere neuen Mitarbeitern den Überblick über Themen, die momentan wichtig sind, erleichtert.

Auch für unser interaktives Org Chart und unsere Company Map setzen wir intern auf Conceptboard. So können neue Mitarbeiter*innen sich frühzeitig und spielerisch dort einbringen, während die Belegschaft auch im hybriden und Remote Arbeiten erste Informationen über die Neuankömmlinge erfährt. Das Eis wird gebrochen und der Austausch gefördert. Für diese Herangehensweise bekommen wir tolles Feedback von unseren Neuankömmlingen. Sicherlich, und das ist ein Vorteil solcher Boards, entwickelt sich mit der Erfahrung alles weiter. Die letzten Monate zeigen uns, dass zu den bisherigen regelmäßig neue Nutzungsformen dazukommen.

Template testen

Unsere Mitarbeitenden sollen sich wohlfühlen und entwickeln können. Nur der enge und anhaltende Austausch ermöglicht uns eine schnelle und gründliche Entwicklung, die vorher auf diese Art, vor allem aber bei Hybrid- oder Remote-Modellen nicht möglich war. – Nathalie

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